Практичні поради для бізнесу: як правильно поставити програмне забезпечення на баланс

28.08.2025 © VICONSULT

Чому це важливо?

Програмне забезпечення (ПЗ) давно стало ключовим інструментом для бізнесу. Воно використовується не лише для операційної діяльності, а й може виступати стратегічним активом компанії. Проте часто виникає питання: як правильно враховувати програмне забезпечення в бухгалтерському обліку і що потрібно оформити юридично, щоб уникнути.

Два основні шляхи постановки ПЗ на баланс

1. Ліцензія на використання

Найпоширеніший варіант – коли компанія купує не саме програмне забезпечення, а право його використання. Це може бути підписка, коробкова версія чи корпоративна ліцензія.
• Юридично: компанія не стає власником майнових прав, а лише користувачем (невиключна ліцензія).
• В обліку: такі витрати відображаються як нематеріальний актив, якщо ПЗ використовується довгостроково, або як витрати періоду – якщо строк користування обмежений (наприклад, річна підписка).
• Ризики: відсутність підтверджуючих документів може призвести до штрафів під час перевірки.

2. Передача майнових прав

Другий варіант – коли компанія набуває виключні майнові права на програму. Це відбувається або через договір відчуження прав, або коли ПЗ створюється власними працівниками/підрядниками з передачею прав замовнику.
• Юридично: компанія стає повноправним власником ПЗ і може ним розпоряджатися – змінювати, продавати, ліцензувати.
• В обліку: програмне забезпечення визнається нематеріальним активом власної розробки, його вартість капіталізується і амортизується.
• Переваги: такий актив збільшує капіталізацію компанії і може бути внесений до статутного капіталу або використаний для залучення інвестицій.

Практичні поради для бізнесу

Перевіряйте документи
• Зберігайте ліцензійні договори, сертифікати чи електронні підтвердження купівлі.
• Якщо ПЗ створюється на замовлення – укладайте договір про передачу майнових прав з чітким переліком, що саме передається.

Розмежовуйте підходи
• Ліцензія = право користування (обмежений строк, амортизація чи витрати періоду).
• Відчуження прав = власність на ПЗ (нематеріальний актив, що підвищує вартість бізнесу).

Фіксуйте облік формально
• Використовуйте окремий рахунок для обліку ПЗ (рахунок 125 «Програмне забезпечення»).
• Ведіть внутрішню політику щодо визнання та амортизації нематеріальних активів.
• Пам’ятайте: для податкових органів важливі не лише бухгалтерські записи, а й належно оформлені юридичні документи.

Постановка програмного забезпечення на баланс — це питання на стику бухгалтерського обліку та інтелектуальної власності. Вибір моделі залежить від цілей бізнесу:
• якщо потрібно просто користуватися програмою — достатньо ліцензії;
• якщо ПЗ є стратегічним активом — варто оформити передачу майнових прав і поставити його на баланс як власний нематеріальний актив.

Правильний юридичний супровід у цих процесах дозволяє бізнесу захистити себе від податкових ризиків, легалізувати використання програмного забезпечення та підвищити власну капіталізацію.